Penanganan Informasi Pribadi dan Informasi Pribadi Khusus

Sumitomo Heavy Industries, Ltd. dan perusahaan afiliasinya (selanjutnya disebut sebagai "Grup Perusahaan") mengakui kewajiban penting, bahwa kami harus bertindak sebagai Operator Bisnis Penanganan Informasi Pribadi, kami harus melindungi informasi pribadi dan Informasi Pribadi Khusus yang kami pegang, dan kami akan menangani informasi tersebut dengan tepat seperti yang dijelaskan di bawah ini. (Harap dicatat bahwa beberapa unit bisnis menetapkan ketentuan tambahan mengenai penanganan informasi pribadi secara terpisah. Hal ini dijelaskan dalam Pasal 7 di bawah ini.)

1. Memperoleh Informasi Pribadi

Ketika memperoleh informasi pribadi, kami akan memberi tahu atau mengumumkan hal-hal yang diperlukan sehubungan dengan tujuan penggunaan atau hal-hal lainnya, memperoleh informasi pribadi tersebut dengan cara yang sah dan adil, dan tidak menggunakan metode yang salah.

2. Tujuan penggunaan informasi pribadi

Grup Perusahaan harus menggunakan informasi pribadi yang telah disediakan hanya sebatas yang diperlukan untuk menjalankan bisnis Grup Perusahaan dalam lingkup tujuan penggunaan seperti yang dijelaskan di bawah ini.

  1. 1)Informasi pribadi pelanggan
    • Untuk penyediaan informasi mengenai produk dan layanan Grup Perusahaan
    • Untuk penjualan, penyediaan dan dukungan produk dan layanan Grup Perusahaan
    • Untuk pengembangan dan penyediaan produk dan layanan yang lebih baik
    • Untuk menanggapi pertanyaan, permintaan informasi, dll.
    • Untuk melakukan dan menganalisa survei dan kuesioner
  2. 2)Informasi pribadi dari mitra bisnis termasuk pemasok
    • Untuk komunikasi, negosiasi, dll. mengenai transaksi
    • Untuk melaksanakan dan melakukan kontrak dengan mitra bisnis serta manajemen pasca-kontrak
    • Untuk pengelolaan informasi mitra bisnis
    • Untuk pembayaran dan prosedur akuntansi lainnya
  3. 3)Informasi pribadi pemegang saham
    • Untuk melaksanakan hak dan memenuhi kewajiban sesuai dengan Undang-Undang Perusahaan
    • Untuk menyediakan berbagai kemudahan dari perusahaan penerbit sehubungan dengan posisi pemegang saham
    • Untuk implementasi berbagai langkah untuk memfasilitasi hubungan timbal balik antara pemegang saham dan perusahaan dari perspektif korporasi dan anggota korporasi
    • Untuk manajemen pemegang saham, termasuk persiapan data pemegang saham berdasarkan standar yang ditentukan sesuai dengan hukum dan peraturan
  4. 4)Informasi pribadi pelamar pekerjaan
    • Untuk menghubungi pelamar pekerjaan dan mengirimkannya dokumentasi, dll. terkait proses seleksi
    • Untuk membuat keputusan tentang pemilihan dan kegiatan perekrutan lainnya
  5. 5)Informasi pribadi karyawan
    • Untuk berbagai komunikasi dan prosedur bisnis
    • Untuk audit bisnis
    • Untuk manajemen pekerjaan
    • Untuk manajemen keselamatan dan kesehatan di tempat kerja
    • Untuk menanggapi kasus kepatuhan seperti pelaporan (whistleblowing)
  6. 6)Informasi pribadi pensiunan
    • Untuk manajemen informasi kepegawaian
    • Untuk berbagai komunikasi dan prosedur setelah pensiun

3. Penyediaan informasi pribadi kepada pihak ketiga

Informasi pribadi yang dipegang oleh Grup Perusahaan tidak akan diberikan kepada pihak ketiga mana pun tanpa persetujuan sebelumnya dari individu yang bersangkutan kecuali dalam kasus yang ditentukan oleh undang-undang dan peraturan.

4. Penggunaan Bersama informasi pribadi

Grup Perusahaan dapat bersama-sama menggunakan informasi pribadi dalam lingkup tujuan Penggunaan Bersama seperti yang ditentukan di bawah ini.

[Item data pribadi digunakan bersama]

Nama, alamat, nama perusahaan, posisi atau jabatan, nomor telepon, nomor faks, alamat email, dan informasi lain tentang atribut tersebut

[Cakupan pihak bersama-sama menggunakan data pribadi]

Grup Perusahaan

[Tujuan Penggunaan Bersama]

Tujuannya sama dengan tujuan penggunaan informasi pribadi oleh Grup Perusahaan seperti Pasal 2 di atas.

[Orang yang bertanggung jawab untuk mengelola data pribadi]

Sumitomo Heavy Industries, Ltd.

5. Tujuan penggunaan dan penanganan Informasi Pribadi Khusus

  • Nomor Individu sebagaimana ditentukan dalam Undang-Undang tentang Penggunaan Angka untuk Mengidentifikasi Individu Tertentu dalam Prosedur Administrasi ("Undang-Undang Nomor Saya") dan informasi pribadi termasuk Nomor Individu ("Informasi Pribadi Tertentu) tidak akan diperoleh atau digunakan untuk tujuan selain dari yang terbatas dan secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang. Selain itu, informasi pribadi tertentu tidak boleh diberikan kepada pihak ketiga mana pun dengan pengecualian untuk kasus-kasus yang terbatas dan secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang Nomor Saya.
  • Informasi Pribadi Khusus yang disimpan dalam Grup Perusahaan harus dikelola dengan tepat dengan mengadopsi langkah-langkah manajemen keamanan sesuai dengan hukum dan peraturan dan peraturan perusahaan kami.

6. Pengungkapan, koreksi, penangguhan penggunaan, dll. dari Informasi pribadi

Ketika seorang individu menginginkan agar informasi pribadinya diungkapkan kepadanya, Grup Perusahaan harus segera menanggapi permintaan tersebut dengan pengecualian dari kasus-kasus berikut.

  • Kasus-kasus di mana nyawa, tubuh, properti atau hak-hak lain atau kepentingan individu yang bersangkutan atau pihak ketiga cenderung dirugikan
  • Kasus di mana ada kemungkinan implementasi yang tepat dari operasi Perusahaan dapat secara signifikan terhambat
  • Kasus yang melanggar hukum atau peraturan

Selain itu, perusahaan akan menanggapi, setelah melakukan penyelidikan, terhadap kasus-kasus di mana seseorang menginginkan informasi pribadinya dikoreksi, ditambah atau dihapus dengan alasan bahwa isinya tidak benar, bahwa penggunaan informasi pribadi individu tersebut ditangguhkan. dengan alasan bahwa informasi tersebut ditangani dengan melanggar undang-undang atau peraturan, atau informasi pribadi individu tersebut dihapus atau ketentuannya kepada pihak ketiga ditangguhkan.

Silakan ajukan pertanyaan apa pun yang disebutkan di atas ke titik kontak berikut.
Sehubungan dengan permintaan untuk pengungkapan, koreksi, penangguhan penggunaan, dll., Penanya akan diminta untuk mengkonfirmasi bahwa penyelidikan dilakukan oleh individu yang bersangkutan, jadi harap siap dan bersedia untuk menyerahkan dokumentasi yang memverifikasi identitas orang yang bersangkutan (lisensi mengemudi, paspor, dll.).

[Kontak tentang informasi pribadi]
Sumitomo Heavy Industries, Ltd.
Corporate Legal Department
Corporate Legal Affairs Group
1-1 Osaki 2-chome, Shinagawa-ku, Tokyo 141-6025, Japan
Tel: 03-6737-2380

7. Penanganan informasi pribadi oleh beberapa unit bisnis

Silakan lihat ketentuan tambahan mengenai penanganan informasi pribadi yang diperoleh oleh unit bisnis berikut.

Note:
Halaman ini merupakan terjemahan dari https://www.shi.co.jp/privacy/index.html yang tertulis dalam Bahasa Jepang.

Jika terdapat perbedaan interpretasi, versi Bahasa Jepang lebih diutamakan.